很多很多很多个月前，我在一个需要快速周转“设计”的生产环境中工作。我使用引号是因为实际上它比实际设计更多的是排版和布局或生产。

这对我的整个职业生涯来说确实是一个非常宝贵的职位。它让我在制作中站稳了脚跟，这些年来一直对我很有帮助。因此，即使它可能更多的是生产而不是设计，但在这种环境中度过几年还是有很多话要说的。

当我在这个职位上工作时，我习惯于每天吐出 70-100 个项目。（毫不夸张，我一直在跟踪）当然，其中许多都是简单的“在名片模板上加上名字”或类似性质的东西。但是工作量很大，只有我自己才能完成这一切。这是在互联网时代之前，8MB 的 RAM 是巨大的（是的，兆字节）。使用 Photoshop 3/4、Illustrator 7/8 和 QuarkXPress 2/4（YUCK！）......所以......这是很久以前的事了。系统速度较慢，一切都花费了更多时间，因此让同事习惯于让我有喘息的空间确实需要一些努力。

我学到了什么来协助组织......

1. 每项工作都必须有一张工作票，描述所需的内容。这些票将由要求工作的同事填写。不完整或不清楚的票只会延误生产，延误被认为是由于同事而不是我造成的。这有助于在大多数情况下获得准确、清晰的工作票。
2. 工作票按最先收到、最先完成的方式堆叠，无一例外。新票被放置在堆栈的底部。
3. 我个人从未跳过堆栈。无论是最重要的……是我接下来要做的事情，无论它是什么，或者我“感觉”喜欢做什么。在所有情况下，最重要的工作票都是下一个完成的。
4. 在我的职位上，我有 6 个人提交工作票。我每周只为每个人提供2 次“紧急”机会。是的，您会反复收到“跳线”的请求，但这只会导致堆积。因此，通过提供 2 次请求加急的机会，他们谨慎地使用它们，而不是每张票。
5. 由于我的错误导致的错误/更正总是被视为紧急项目并完成“下一步”。所以，修正的延迟永远不会超过一天。这些类型的错误最常见的是拼写错误或错位 - 快速简单的修复。
6. 由于错误的作业单导致的错误/更正总是在第二天上午 10 点之前完成。因此，这些也从来没有那么大的延迟。但这些错误可能不仅仅需要快速修复错字。

除了管理工作流外，在计算机上保持井井有条的文件结构也是必不可少的。你如何组织事物并不像组织对你的直观程度那么重要。您需要确保使用能够快速找到内容的文件和目录命名约定。不要将所有没有帮助的名片文件命名为“BusCard1.indd”。在所有文件名中使用唯一标识符- 公司名称 + 文件类型（即 McDonalds_BusinessCard.indd）或其他任何东西，只要它不是通用的。这使您可以更准确地搜索并仅通过文件标题来识别文件内容。

在当今世界.. 我想我现在拥有的大部分工作票都是电子邮件。所以，我只为工作票设置了一个特定的电子邮件地址，并配置了一些收件箱文件夹……新的、已完成的、已延迟的、加急的。所有新的工单电子邮件都将归档在新文件夹中，然后相应地移动到其他人。按降序对新主管进行排序，列表顶部的任何电子邮件都是下一个要完成的项目。

我不知道这对你有什么特别的帮助。这就是我处理事情的方式。我学到的一件重要的事情是，如果你觉得自己受到了太多的压力，那就大声说出来。没有人会决定给你额外的一天做某事。最有可能你触摸的所有东西都是昨天想要的！！！！！！！！！因此，您可以设定期望值。由于您的工作量，让人们习惯于 2 天的新票周转时间，以及 1 天的编辑、更正或更新时间……然后最终您可能会让他们适应新票的 3 天周转时间门票。这将为您提供一点喘息的空间。事情的真相是我今天仍然以这种方式处理事情。新项目总是在几天或几周内首次交付——而对现有项目的编辑、更正或更新总是尽快完成。

这并不意味着我一有更正/更新就放弃一切。而是，当我在做一个新项目时，我需要休息一下，或者我需要给一些房间，所以我可以用“新鲜”的眼睛看它，我拿起更正/更新并将它们吐出来。我只是在最后一个“新”项目准备好并且没有更正/更新要做之前不开始一个“新”项目。

我还习惯在一天中的头一两个小时做一些繁重的劳动，比如更正/更改/更新。由于美学可能已经分类，因此它们所需的创造力较少。所以，传统上，这对我来说是一个很好的方式，可以让我为当天晚​​些时候更有创意的事情做好准备。

你有没有试过像Trello这样的东西？

Trello 是用于在项目中组织任务的好工具，并且非常易于使用。而且基本使用是免费的。它是为实践敏捷开发的公司设计的，但对于任何想要跟踪项目开发中任何时候发生的事情的人来说都很棒（我在日常工作和我自己的个人项目中使用它）。

如何设置的示例：

1. 为每个客户创建一个新董事会。
2. 在该板上，创建列以跟踪进度步骤。
3. 在每个项目/作业的列实时卡片中。

如何跟踪给定项目进度的示例（粗体项目是列名）：

• 收到的项目：这是项目开始的地方。当收到新的任务时，有人会为它制作一张卡片，并将设计者添加到卡片上。您还可以为卡片添加特殊标签甚至到期日，卡片会随着日期的临近而改变颜色。
• 头脑风暴：当有人准备好完成任务时，将卡片移动到此列，然后进行头脑风暴，并添加您可能拥有的白板或草图中的任何照片。
• 模型：将卡片移到这里，一旦你有一些低保真组合，你就可以附加它们。
• 修订：将卡片移至此列，以表明设计师正在整合来自客户或同行的反馈。您可以就会议或电话中讨论的内容添加评论。评论带有时间戳，如果您稍后需要返回评论，非常方便。
• 印前：如果您的项目正在印刷，请将卡片移至此处以表明不再进行更改，并且正在准备印刷文件。
• 完结：最好的专栏！当卡片移动到这里时，就会有一个项目生命周期中发生的所有事情的全面历史。如果您为每个客户创建了一个看板，那么您就有了一个有组织的一站式商店，可以回去查看您为他们所做的一切。

这只是一个例子。您也可以只拥有一个大板，并为每个客户+项目使用一张新卡。无论哪种方式最适合您的需求。我建议尝试一下（因为它是免费的），看看它是否适合您的工作流程和风格。

没有分心

最重要的是：你不必整天被推销员的要求、电话和其他分心的事情打扰。如果你与一个团队一起工作，那么团队中的一个必须是经理并负责所有这些事情。

分心不仅会浪费时间，还会导致错误，因为它们会转移您和您团队的注意力。根据我的经验，这是影响生产力的一个巨大因素。如果您需要经常接听电话，则需要进行更改；人们需要习惯于给你写信，与经理交谈或使用我在下一点提到的文件夹系统。这真的很重要。

文件夹

每个项目都应该有一个带有数字的文件夹。所有文件都应相应命名，以便在存档或需要处理时快速检索。

每个文件夹都应由业务员填写，并有明确的说明；应该有尺寸、颜色、收到日期、交货日期和关于已提供文件的注释的位置。如果赶时间，这应该得到估算部门或为项目定价的任何人的批准。否则你最终会做的不是真正的匆忙。

当您收到一个文件夹时，如果这些说明不清楚或不完整，经理（或您）应将其寄回给销售人员，并附上关于缺少什么的说明。该文件夹返回到行尾！随着时间的推移，销售人员最终会变得更加小心，因为他们缺乏关心和关注。但是您将通过这种方式节省大量时间，并且您的工作流程不会因此而停止或减慢。

说明的另一个方便之处在于您可以更轻松地验证自己的工作。说明应该以项目符号的方式编写，例如 1.2.3.4.... 完成一行说明后，您可以在其旁边打勾。这样你就不会忘记任何事情。说明不需要写成大段，否则会令人困惑。

创建这些“文件夹”的方法是使用普通的棕色信封或创建可以重复使用的超大信封；并在每个样张中使用 17x11" 的打印纸对折，并在其上打印字段和线条作为手册，由您的销售人员填写。每套校样都应有自己的文件夹以避免混淆。所有这些表应该很容易在信封中找到；这样，如果您需要从以前的证明/请求中验证某些内容，您总是有参考资料。

填写文件有时可能看起来很烦人，但是当你写东西时，你有证据，如果你的记忆失败，你也有可以信任的参考资料。尤其是在压力很大的情况下，使用带有这样的纸质记录的系统确实很有帮助。它还迫使其他部门正确地完成工作，这样您就不必浪费时间做“拼图”或花时间在不应该做的事情上。您无需站起来更换电路板，只需填写文件夹并将其与证明一起放入即可。

匆忙

你无法阻止它，一些公司赚大钱仅仅是因为他们可以提供其他人无法做到的匆忙。你有可能为其中之一工作！所以你唯一能做的就是确保你有一个高效的工作流程，并且没有任何项目会减慢它的速度。

但是可以做的事情有一些限制。首先需要做的是评估一天可以完成多少个项目，以及平均需要完成多少个高峰。

通常，您的估算部门或为工作设定价格的人应该知道每个项目应该花费多少小时，并且您也应该被告知。从逻辑上讲，如果您每天工作 8 小时，他们必须计划最多 5-6 小时的正常项目，并为您留出 2-3 小时的时间。如果你计算你的午餐时间和停顿时间，那就更少了。这样，您将有时间完成当天需要完成的一定数量的项目，并且仍有额外时间应对不可预知的紧急情况。如果你一天不着急，你只需开始第二天的项目！这就是您始终按时完成所有工作的方式。

你的经理不能一天给你 14 小时的工作，加班加点，还指望你准时；在某些时候，质量会下降和/或你会筋疲力尽！无论如何，这没有意义；你不能创造时间，你只能更好地利用它！如果他们想要这个，他们将需要雇佣更多的设计师或经理，这样你就可以在项目中安静地全职工作。

如果你的老板问你有什么特殊要求，你就去做，但无论如何它们都应该适合上面提到的那种系统。他这样做是完全正常的，应该被认为是匆忙；但是如果你可以自由地和他交谈，问他是否可以作为一个正常的项目来完成，他会很乐意让你有更多的时间来处理这些请求。这是他的事，毕竟他是为了钱。

日程

如上所述，每个项目都应该为每个项目计算一个精确的时间段。如果甘特图可以帮助您更好地可视化工作流程，则可以使用甘特图，但坦率地说，这是为您准备工作的部门应该使用的东西。凭借 2 天的快速工作流程，浪费时间修复图表几乎毫无用处。

一件事：不要为了取悦别人而承诺太多。现实点。我不知道你工作的环境如何，但通常所有部门最终都会恳求设计师提出额外的要求或更多地关注他们自己的项目。您需要注意这一点，并继续遵循您自己的文件夹的时间表，并尊重计划完成的项目的交付日期和真正的匆忙。否则，你最终会惩罚自己和其他组织良好的同事。

文件命名

这是一个运行良好的系统：

您用于版本控制的文件命名约定是什么？

当我过去经常处理新旧任务时，我最好的工具是 Gmail、OS X 中的 Finder、笔记本笔记和 InDesign。

在Gmail中，我的客户（或者你的主管）会向我发送包含任务的电子邮件。电子邮件有日期，有时甚至有截止日期，所以这很方便。您还可以创建文件夹，这也很方便。如果您继续将电子邮件整理到文件夹中，或者可能将正在进行的任务的电子邮件留在收件箱顶部，那么早上打开计算机的那一刻，您正在查看正在进行的工作的电子邮件，并且可能是截止日期好吧。

在OS X 的 Finder中，我通常会为我创建的每个文件夹加上日期，并为每个新任务创建一个文件夹。例如“2015-08-05-Client-name-project-name”。这样的命名非常重要，因为您可以通过这种方式在计算机上搜索“2015-08”中的所有内容，并轻松按名称或修改日期对结果进行排序。此外，您可以在 Finder 中打开正在进行的工作的文件夹，因为 Finder 会重新打开在启动时打开的文件夹。

在InDesign中，许多设计师的大部分工作都发生在这里，许多项目可以同时打开。而且，与 Finder 非常相似，只要您关闭并重新打开应用程序，它就会重新打开正在进行的项目。因此，您可以在 InDesign 的选项卡中并排放置 15 个项目，并从一个到另一个，直到它们完成。如果它们在选项卡中打开，则意味着它们还没有完成，就在你的眼前。完成导出它们并将它们发送到打印机后，您可以关闭选项卡。

最终，将笔记记在笔记本中也是一种有条理的好方法。列出所有正在进行的任务，为每个任务写下截止日期，并在完成后用大标记将它们擦除或涂黑。这样，您只会看到剩下的事情要做。有时在一张新纸上写下当前的 tzsks 或在与你的老板会面之后。